信息化助推企業(yè)高效辦公

——記市場管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線試運行

文│集團籌建辦公室 陳興洋

在公司各位領(lǐng)導(dǎo)的推動下，由集團籌建辦公室和市場部通力合作并在其他相關(guān)部門大力協(xié)助下，市場管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)于2020年9月16日正式上線試運行。

系統(tǒng)著重解決公司項目投標(biāo)備案流程長、過程審核復(fù)雜、各部門信息推送不及時、實時跟蹤開標(biāo)時間難等系列問題。在充分吸取各單位、各部門項目管理使用人員的要求和意見的前提下，由集團籌建辦公室統(tǒng)籌，歷時半年多，設(shè)計出了一套主線業(yè)務(wù)結(jié)合支線業(yè)務(wù)的流程，從項目備案開始到工程合同評審結(jié)束，所有業(yè)務(wù)可通過電腦端和手機端進行發(fā)起和處理，實現(xiàn)市場管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、數(shù)據(jù)化、無紙化，真正實現(xiàn)高效、便捷辦公。市場管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)從設(shè)計到試運行至今，走過了不平凡的歷程。

在2020年9月15日之前，關(guān)于市場管理信息系統(tǒng)專題會議就開展了三次，表單討論會、流程討論會、流程演示會，各種調(diào)研會議10余起。每次會議都是經(jīng)過與會人員充分討論，廣泛征求意見的情況下，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)陽為和總經(jīng)理向興林最后確認(rèn)。

2020年9月15～16日，組織各單位、各部門開展市場管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的培訓(xùn)會議共計三場，總?cè)藬?shù)達160余人次，培訓(xùn)會通過現(xiàn)場培訓(xùn)進行，分公司及內(nèi)控部分人員通過視頻會參加培訓(xùn)。通過系統(tǒng)操作結(jié)合用戶操作手冊進行講解，從用戶登陸、首頁空間、業(yè)務(wù)操作、常用功能等方面，最后進行互動答疑，在培訓(xùn)結(jié)束后線上考試了解培訓(xùn)人員的掌握程度，使用戶能快速理解市場管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。培訓(xùn)會由集團籌建辦公室信息專責(zé)陳興洋主講。

自系統(tǒng)試運行至今，各單位、各部門積極反饋使用建議，我們在結(jié)合項目管理對系統(tǒng)進行多次優(yōu)化，其中增加業(yè)務(wù)表單2次，表單和流程優(yōu)化40多次。試運行生成數(shù)據(jù)：項目備案庫121條，業(yè)務(wù)流程發(fā)起462條。已全面完成項目前期業(yè)務(wù)管理的線下到線上運行的過度。

系統(tǒng)試運行半個月以來，已收到多個單位或部門的好評，評價最直接是辦事效率大大提高，減少了辦公場地分散往返擔(dān)擱的時間，滿足各層級人員的管理要求和使用需求。這些離不開前期調(diào)研工作的細(xì)致，廣泛征求不同層級多用戶的意見，并考慮在實際過程出現(xiàn)問題時在系統(tǒng)中如何處理。系統(tǒng)設(shè)計以方便用戶操作為原則，實現(xiàn)項目備案的有效管理為目標(biāo)，結(jié)合異地辦公、無紙化、多端口和及時性辦公的需要，才加速推進了系統(tǒng)的上線，后續(xù)的工作中，集團籌建辦公室將做好系統(tǒng)維護和服務(wù)，同時推進項目規(guī)范化管理的其他部分內(nèi)容盡快上線運行，早日實現(xiàn)公司“四化”管理的目標(biāo)而不懈努力！