項(xiàng)目準(zhǔn)入規(guī)范化管理試行對(duì)提升公司管理水平的思考

投標(biāo)部丨況勝

為提升公司管理工作的水平，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，依據(jù)公司年初制定的目標(biāo)任務(wù)，制定項(xiàng)目準(zhǔn)入規(guī)范化管理辦法并試行，是市場(chǎng)部年度計(jì)劃重要任務(wù)，也是全公司首推任務(wù)之一。經(jīng)過前期的多次上會(huì)討論、修改，并會(huì)同多部門聯(lián)合，多次交流工作表單、流程等，基本形成公司項(xiàng)目規(guī)范化管理文件第一部分《項(xiàng)目準(zhǔn)入及合同管理》。在各部門的共同努力下，于2020年9月中旬初步上線試運(yùn)行，經(jīng)歷3個(gè)月的試運(yùn)行，目前總的看來，系統(tǒng)的試運(yùn)行不僅提高了辦事效率，更有效的節(jié)約了人力、時(shí)間及其他資源。新系統(tǒng)的上線，使辦公方式更加靈活，基本流程問題在OA系統(tǒng)上都能快速實(shí)現(xiàn)，免去了辦事人員跑來跑去和等待的煩惱，提高了辦公效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，也節(jié)省了辦公費(fèi)用，基本實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化、知識(shí)管理自動(dòng)化、信息共享化、決策科學(xué)化的目的。信息系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，讓數(shù)據(jù)多步運(yùn)行，也便于數(shù)據(jù)的歸集和分析。

一、提高工作效率

工作效率很大程度上取決于辦公模式，OA系統(tǒng)辦公改變了傳統(tǒng)的拿著紙質(zhì)評(píng)審單找領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批簽字的辦公模式，OA系統(tǒng)提供了一個(gè)整合的工作平臺(tái)，可以打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的辦公，大大提高工作效率。

二、提高信息資料流轉(zhuǎn)效率

傳統(tǒng)的資料、信息多以紙質(zhì)文件的形式存在，往往造成紙張浪費(fèi)、流傳滯后、存儲(chǔ)麻煩、查閱困難等諸多弊端。OA系統(tǒng)提供了很好的信息流處理平臺(tái)，提高了信息資源流轉(zhuǎn)效率，最大限度的發(fā)揮了信息流的應(yīng)用價(jià)值，便于建立公司的信息數(shù)據(jù)資料庫。

三、實(shí)現(xiàn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析功能

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集登記多以手工錄入為主，無法快速實(shí)現(xiàn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等功能。OA系統(tǒng)設(shè)置好相關(guān)流程，發(fā)起人只需要在電腦端填寫有關(guān)表單，系統(tǒng)就會(huì)按設(shè)置好的流程自動(dòng)往下一步走，下一級(jí)審批者將會(huì)收到相關(guān)資料，并根據(jù)需要修改、跟蹤、同意、回退、終止等，流程完畢后還可以在報(bào)表中查詢、統(tǒng)計(jì)、分析。

為進(jìn)一步完善相關(guān)內(nèi)容和提升管理水平，將繼續(xù)完善優(yōu)化流程并逐步增加功能，讓系統(tǒng)數(shù)據(jù)為部門工作歸類分析帶來便利，讓系統(tǒng)數(shù)據(jù)與部門考核指標(biāo)相結(jié)合，免去每月、每季度以及年度考核，到處找數(shù)據(jù)，甚至“湊數(shù)據(jù)”現(xiàn)象。讓系統(tǒng)為管理提供服務(wù)，讓數(shù)據(jù)為管理決策提供依據(jù)。從而達(dá)到系統(tǒng)讓川送內(nèi)強(qiáng)“素質(zhì)”，外樹形象。讓川送在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)力。

系統(tǒng)使用過程中發(fā)現(xiàn)的部分問題，都逐步處理和優(yōu)化調(diào)整，目前仍然尚存一些問題值得大家探討：

1. OA系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)有收集、整理、分析的功能，但該系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)，OA系統(tǒng)保密性如何？

2.網(wǎng)頁OA系統(tǒng)沒有任何提示功能，不點(diǎn)開界面沒辦法知曉已經(jīng)有了新的待辦事宜，可能會(huì)導(dǎo)致效率降低，能否處理？

3.通過試運(yùn)行，我們希望公司相關(guān)人員，提出更為合理的優(yōu)化建議。

綜上所述，信息系統(tǒng)給企業(yè)管理帶來的優(yōu)勢(shì)很多，堅(jiān)持使用OA系統(tǒng)，一定可以大幅度提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。反之OA系統(tǒng)的運(yùn)用，讓實(shí)踐者體會(huì)到易用，好用，方便，快捷的好處。